Belajar Mailings Pada MS. Word dengan Mudah

Selamat sore sobat creative, pada kesempatan ini kita akan membahas Mailings yang disediakan MS. Word, sebelumnya saya akan coba paparkan apa itu Mailings?.

Fasisilitas Mailing yang terdapat pada Microsoft Oficce Word merupakan sebuah fasilitas yang berfungsi untuk membuat surat ataupun dokumen massal dengan isi dan format yang sama namun tujuannya berbeda, selain itu mailing atau bisa di sebut mail marge juga bisa digunakan untuk pembuatan laporan-laporan keuangan dengan format yang sama namun isi yang berbeda, contoh:

Kita akan membuat surat kelulusan untuk siswa kelas XII pada SMK A. Format surat kelulusan tentunya sama namun ada yang berisi beda diantara surat tersebut, yaitu tujuan surat (nama siswa), nilai Ujian Sekolah, dan keterangan Lulus/Tidak Lulus.

Nah dari contoh kasus diatas tentunya kita tidak mau repot dengan membuat surat yang banyak (dengan Coppy dan Vaste) jika siswanya lebih dari 100, itu bukan pekerjaan yang sebentar bukan?. Dengan adanya fasilitas mailing kita cukup membuat satu format surat saja, dan isinya kita akan bedakan.

Perlu di pahami tentunya kita membutuhkan sebuat database untuk menyimpan Nama, Nilai Ujian, dan Keterangan lulus/tidak lulus, database ini kita akan buat dalam Ms. Exccel.

Mari kita langsung simat langkah-langkah untuk membuat mailing:

1. Silahkan buka MS. Exccel sobat kemudian buat sebuah format tabel seperti berikut ini: 
   
2. Jika sobat sudah membuat format sesuai petunjuk no. 1, sebelum di simpan sobat rubah Nama Seet1 dengan Data1, ini untuk memudahkan kita mengenali letak data yang akan kita mailingkan nanti. Kemudian silahkan sobat simpan file excel tadi, usahakan letak penyimpanannya harus satu folder dengan ms. word yang akan di gunakan sebagai mailingnya.
3. Sekarang kita buka Ms. Word dan silahkan buat dulu format suratnya, klo saya kaya gini format surat kelulusannya: 
   
4. Setelah sobat beres membuat format surat kelulusannya, kita arahkan pointer ke menu Mailings (masih di Ms. Word ya), kemudian Klik  Start Mail Merge selanjutnya pilih Step-By-Step Mail Marge Wizard, jika sudah di pilih pasti muncul kotak dialong nampak di samping kanan area kerja sobat.
   
5. Sekarang kita fokus ke kotak dialog Mail Marge, Sobat silahkan klik cekbox Letters pada menu Select document type, kemudian klik Next: Starting document.
   
6. Selanjutnya silatkan sobat pilih cekbox Use the curren document, dilanjut dengan klik Next: Select recipients.
   
7. Pada menu Select recipients, sobat pilih cekbox  Use an existing list, dilanjut dengan klik Browser, setelah itu sobat akan di arahkan pada dokumen database yang tadi telah kita siapkan, silahkan sobat cari dokumen yang tadi telah buat, kemudian klik Open.
   
8. langkah selanjutnya ketika sobat telah membuka database yang tadi, maka akan muncuk kotak dialog Select table, sobat tinggal pilih Data1 , dan Klik Ok.
   
9. Kemudian akan muncuk lagi kotak dialog Mail Merge Recipients, sobat tinggal klok Ok.
   
10. kemudian Klik Next: Write your letter
11. Sekarang kita berada pada menu Write your letter,  sebelumnya silahkan sobat simpan kursor pada margin Ms. Word tepat pada Nama siswa tadi, sekarang sobat silahkah pilih/klik More items. Setelah itu maka akan muncuk kotak dialog Insert Mage Field, centng terlebih dulu Database Fields, kemudian pilih Nama. klik Insert , setelah itu klik Close.
    
    
    
    
12. Lakukan langkah no. 11 untuk mengisi data Keterangan, Nilai 1, Nilai 2, dan Nilai 3 ( nilai satu untuk nilai pelajaran Bahasa Inggris, nilai 2 untuk pelajran Matematika, nilai 3 untuk pelajaran bahasa indonesia).
    
13. Jika sobat telah selesai mengerjakan langkah no. 12 sekarang kita pilih Next: Preview your letter
    
14. Pada menu prevew your letter, sobat langsung saja klik Next: Complete the marge
    
15. Sampai sinih pembuatan Mailings telah selesai, sobat tinggal klik ke arah kanan atau kiri untuk mengganti isi surat tersebut (kanan atas tanda merah), setelah sobat selesai memilih data tinggal kita klik Print. 
    

Mudah bukan teknik pembuatan surat yang banyak dengan menggunakan fasilitas mailings. banyak sekali keuntungan yang kita datap diataranya, menghemat space hardisk pada komputer kita, mempercepat pekerjaan, dan tentunya gak akan ribet kita harus coppy -vaste.

Sampai sini dulu sobat creative artikel ini, semoga bermanfaat dan jangan lupa coment jika ada yang kurang jelas ataupun salah arahan.

Trimakasih semoga sukses........